03 January, 2016

Penamaan File, Tanggal Dokumen dan Daluarsa

Pemahaman Hukum Sederhana Terhadap Penamaan File, Tanggal Dokumen dan Daluarsa
Tulisan ini mengajak calon sarjana hukum, sarjana hukum, atau magister hukum, yang sebenarnya sudah sangat terbiasa bercengkrama dan berurusan dengan surat-menyurat, dokumen hukum, atau membuat surat / dokumen, baik untuk kepentingan pribadi, bisnis, perusahaan, maupun untuk urusan tugas di muka persidangan di hadapan lembaga penegak hukum.
Seiring dengan perkembangan + dinamika teknologi informatika, tak dapat dihindari seorang mahasiswa hukum, sarjana hukum, magister/master hukum, mau tidak mau, suka atau tidak suka, harus memanfaatkan alat bantu dalam membuat sebuah surat atau dokumen hukum, baik itu personal computer ataupun lap-top. Kami disini tidak ingin mendikte atau mengajarkan bagaimana menggunakan PC atau Laptop [karena hal ini cukup dipelajari di lembaga kursus yang sudah banyak tersebar hingga ke pelosok propinsi di Indonesia.
Hal sederhana yang ingin kami sampaikan “Ayo belajar kasih nama file yang di scan atau belajar kasih nama pada sebuah file”.
File computer yang sering dan biasa digunakan dalam dunia hukum biasanya menggunakan Microsoft-words : yang akan memiliki akhiran file [atau disebut juga ekstension] *.docx | Microsoft-excel : akan ekstension *.xlsx serta ekstensi lain yang biasanya akan diberikan secara otomatis, tergantung dari software apa yang anda gunakan pada saat bekerja.
Misalnya anda membuat sebuah surat yang berisi, surat konfirmasi persetujuan membayar honorarium advokat, pada tanggal 1 Desember 2015. Maka apabila anda menamakan file tersebut dengan nama “Surat konfirmasi honor advokat 12 desember 2015.docx”
Nama file tersebut tentulah sangat panjang, dan memiliki resiko file tersebut akan berubah nama menjadi Surat%konfirmasi%honor%advokat%12%desember%2015.docx [ada tambahan % diantara spasi yang anda buat]. Hal ini bisa saja terjadi perubahan nama karena anda mengirimkan file tersebut via internet atau ketika anda meng-upload file misalkan ke google-drive. Dari pengamatan kami perubahan nama tersebut akan sangat menyulitkan penerima, dan si pengirim ketika ingin mencari dan menggunakan file dimaksud. Maka sekedar saran yang mungkin bisa anda latih adalah dengan membiasakan memberikan nama file, tanpa spasi, dan lengkapi tanggal pada bagian belakang.
Skonf-HonorAdvokat-12Desember2015.docx
Atau penamaan singkatan sesuai selera dan kreativitas anda
Pada contoh yang kami buat
tidak ada spasi tapi kami menggunakan tanda minus –
di bagian belakang bukan tanda garis bawah _
serta dilengkapi tanggal
Inti dalam memberikan nama file, cukup dibuat singkat, mudah dimengerti oleh orang lain bukan di mengerti oleh anda sendiri, gunakan tanda minus, dan lengkapi dengan tanggal. Manfaat membuat tanggal dalam penamaan sebuah file adalah :
1/ gar kita tahu kapan itu dokumen dibuat, dan
2/ Kita bisa menempatkan dan mengurut arsip berdasarkan tanggal dokumen dibuat.
3/ Untuk menentukan daluarsa dokumen [elektronik]. 
Sebuah dokumen elektronik memiliki usia [daluarsa] untuk boleh dimusnahkan selama 10 [sepuluh] tahun [uu-08-1997 tentang Dokumen Perusahaan lihat Juga PP-87-1999 Tentang Tata Cara Penyerahan Dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan dan PP-88-1999 Tentang Tata Cara Penyerahan Dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dan Legalisasi
Sebuah surat yang diberikan nama sederhana, dan dilengkapi tanggal, akan memudahkan kita mengurut surat  sesuai tanggal surat diterbitkan. Selain itu akan memudahkan kita dalam menyusun sebuah berkas yang akan print. Jika kumpulan berkas sangat banyak [misalnya ada 1 lemari berkas harus di print], maka dengan sangat mudah kita mencari, meng-urut, dan menyusun dokumen elektronik tersebut pada computer, sebelum dilakukan pemberkasan/penjilitan.
Hal terpenting lain dalam menamakan, menyimpan dan menulis sebuah arsip, berkas, dokumen hukum, setidaknya anda harus mampu menulis dalam Bahasa Indonesia. Jangan dicampur aduk dengan bahasa asing, bahasa daerah apalagi bahasa gaul, karena percayalah dokumen berbahasa asing yang anda ajukan sebagai bukti dalam sebuah persidangan, pasti akan diperintah oleh Majelis Hakim untuk diterjemahkan dahulu oleh penerjemah tersumpah ke dalam Bahasa Indonesia.
Dalam praktek pembuktian di pengadilan, salah satu penyebab atau kegagalan dialami oleh praktisi hukum dalam mengajukan bukti tertulis [biasanya surat dan dokumen hukum] adalah susunan berkas yang berantakan, penomoran bukti tidak sistematis, bahkan terjadi pengajuan bukti yang sesungguhnya tidak perlu diajukan bahkan melemahkan pihak yang mengajukan bukti tersebut [misalnya pengajuan bukti dengan nomor surat sama, tanpa tanggal surat, namun isinya berbeda].
Terimakasih, semoga mudah dipahami.
Jakarta, 2 Januari 2016
Robaga Gautama Simanjuntak, SH., MH.